Dokumenty kadrowe to bardzo ważny element dla każdego przedsiębiorstwa. To właśnie dzięki niemu można skutecznie zarządzać osobami, które tam pracują. W jaki sposób zadbać o ich odpowiednie przechowywanie? Fachowcy wyjaśniają.
Spis treści
Archiwizowanie dokumentów kadrowych – fakty
Archiwizowanie dokumentów, które poświęcone są kadrą, to przede wszystkim umowy z pracownikami. Są tam zapisane wszystkie najpotrzebniejsze informacje, które dotyczą ich procesu zatrudnienia oraz wynagrodzenia.
Firmy decydują się na ich przechowywanie po to, aby można było zadbać o ich lepszą organizację. Archiwizacja dokumentów ma znaczenie przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach. Wówczas ilość osób zatrudnionych może wynieść nawet ponad 100.
Takie archiwizowanie dokumentów sprawić, że można będzie szybko reagować na jakiekolwiek zmiany, które chce wprowadzić pracownik. Będą one związane między innymi z wypowiedzeniem lub przedłużeniem. Taka archiwizacja dokumentów przeciwstawia się chaosowi w papierach.
Usługi archiwizacyjne – kto je świadczy?
Usługi archiwizacyjne są świadczone przez firmy, które posiadają archiwa. Są to miejsca, w którym w bezpieczny sposób przechowuje się najważniejsze dokumenty. Są one zaprojektowane do tego, aby można było je posortować oraz dobrze zorganizować.
Archiwizacja dokumentów kadrowych musi przebiegać na przestrzeni kilku lat. Jest ustalane przez polskie prawo, które z pewnością skupia się na dobro pracowników. Wówczas można będzie uzyskać odpowiednie zaświadczenia, które mogą posłużyć dla pracownika w przyszłości.
Usługi zewnętrzne, które świadczą tego typu usługi, bardzo często prowadzą także dodatkowe procesy. Należą do nich:
- Skanowanie dokumentów oraz cyfryzacja
- Niszczenie dokumentów za pomocą specjalistycznych urządzeń
- Zabezpieczenie dokumentów w archiwach
Wszystkie te elementy razem sprawiają, że dokumenty kadrowe nie tylko mogą zostać odpowiednio zabezpieczone. Zawsze należy wziąć to pod uwagę, aby można było uniknąć wielu nieprzyjemności.
Archiwizowanie dokumentów kadrowych – ile czasu należy taką usługę wykonywać?
Warto wspomnieć, że niekiedy archiwizacja dokumentów musi zostać rozłożona w czasie. W przypadku dokumentów, które posiadają charakter kadrowo-płacowy, będzie to okres 50 lat. Wówczas przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania tego typu dokumentów.
Właśnie dlatego archiwizacja dokumentów przez firmy zewnętrzne jak najbardziej ma sens. To właśnie dzięki nim nawet przez ten okres można będzie mieć pewność, że dokument trafił do dobrych rąk. Wówczas firmy mogą wykonać z nich między innymi skany, które zawsze można mieć pod ręką.
Takie archiwizowanie dokumentów może przede wszystkim pozwolić na zaoszczędzenie wielu nieprzyjemnych sytuacji, na przykład podczas kontroli urzędu. Dzięki temu uzyskuje się lepszą organizację oraz brak problemów w przyszłości.
Archiwizacja, która odbywa się za pomocą zewnętrznych firm, to przede wszystkim jakość oraz sprawność. Zawsze należy wziąć to pod uwagę, aby można było uniknąć wielu problemów.
