Oszczędność czasu w ciągu dnia może być doskonałym sposobem na zmotywowanie i zwiększenie efektywności pracy w biurze. Najnowsze badania pokazują, że przeciętny pracownik poświęca w biurze około 44,4 godziny, ale nie wszystkie z tych dodatkowych godzin oznaczają zwiększoną wydajność. Nie chcesz być wymagającym szefem, ale Twoi pracownicy powinni być odpowiedzialni za swoje obowiązki w czasie, gdy są w pracy. Oto kilka subtelnych sposobów na zwiększenie wydajności bez pojawiania się w roli wymagającego szefa.
Spis treści
Zwiększanie wydajności swoich pracowników
Dopasowanie pracowników do właściwych zadań pomoże zmaksymalizować wydajność. Nieśmiały, introwertyczny typ o skłonności do struktury i szczegółów lepiej nadaje się na stanowisko księgowe lub zorientowane na dane niż marketing czy sprzedaż. Zastanów się, o co prosisz swoich pracowników i uczciwie oceń, czy jest to słuszne oczekiwanie względem ich umiejętności i stylu życia. Jeżeli chcesz mieć dobrze zorganizowany zespół, zwróć uwagę na istniejące wyraźne mocne i słabe strony, które możesz produktywnie wykorzystać.
Dokonaj ponownej oceny swojego sposobu zarządzania
Ta czynność polega na wskazaniu palcem na siebie. Nie zawsze można winić za brak efektywności pracowników. Wielu menedżerów nie zdaje sobie sprawy, jak ich styl przywództwa wpływa na wydajność. Niektórzy menedżerowie nie potrafią delegować i po prostu oczekują, że wszystko się ułoży. Bez jasnych sposobów komunikacji pracownicy nie są w stanie zaakceptować Twojej wizji lub dostrzec tych samych potrzeb, co Ty. Musisz również być świadomy swojej roli w podejmowaniu własnych działań w związku z inicjatywą pracowników lub realizacją zadań. Menedżerowie, którzy najpierw krytykują działania, zazwyczaj później nie widzą zbyt dużego zaangażowania. Nie należy kierować pracownikami tak apodyktycznie, aby obawiali się podejmowania decyzji, zarówno dobrych, jak i złych. Nie nękaj swoich ludzi raportami i e-mailami, które można zostawić na cotygodniowe spotkanie. Twoja zdolność do efektywnej komunikacji może ograniczyć ich zdolność do wykonywania jakiejkolwiek pracy.
Polegaj na pomocy ekspertów
Zdarzają się sytuacje, w których Twoja firma może lepiej współpracować z osobami z zewnątrz w celu wykonania określonej usługi. Istnieje wiele firm zlecających na zewnątrz swoje działy obsługi klienta lub obsługę kont w Internecie, starając się oszczędzać środki finansowe, jednocześnie dając konsumentom profesjonalne, wysokiej jakości doświadczenie. Możesz zrobić to samo, zwłaszcza gdy nieistotne zadania pochłaniają cenny czas Twoich pracowników. W firmie możesz prowadzić rozmowy biznesowe przy użyciu telefonu komórkowego, uwalniając w ten sposób siebie lub pracownika od przywiązania do biurka oczekującego na połączenia. Wszelkie zadania, które możesz skonsolidować lub potencjalnie zlecić na zewnątrz, pozostawiają Twojemu zespołowi swobodę skoncentrowania się na projektach o wysokim priorytecie.
Pamiętaj, aby motywować
Niezależnie od tego, czy chcesz się do tego przyznać, czy nie, wypłata nie zawsze jest wystarczającą zachętą dla pracownika. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy osiągali wysokie cele, prawdopodobnie będziesz potrzebował czegoś więcej niż tylko motywacyjnego przemówienia. Niektórzy pracownicy są z natury rzeczy zmotywowani do tego, by być najlepszą wersją siebie, podczas gdy inni potrzebują odrobinę więcej zachęty. Możesz stworzyć program motywacyjny dla całej firmy lub mieć mniejsze, wydziałowe cele i odpowiadające im zachęty. W Twoim zespole mogą być osoby, które chcą finansowego uznania za swoją ciężką pracę, podczas gdy inni zadowolą się tym, że zostali wybrani na pracownika miesiąca. Zrób małe badanie, aby dowiedzieć się, jakie są potrzeby motywacyjne biura i wymyśl plan, który uwzględnia te potrzeby.
Bądź realistą
Twoi pracownicy są prawdopodobnie świadomi oczekiwań wobec swojego stanowiska, a jeśli masz zamiar tworzyć nowe cele, upewnij się, że są one realne do wykonania. Wyraźnie określ nowe cele dla każdego działu lub pracownika, ale także podejmij działania, które mogą sprawić, że cel ten stanie się osiągalny. Nie oczekuj natychmiastowych rezultatów i natychmiastowej reakcji. Bądź cierpliwy w stosunku do swojego zespołu, gdy poznają oni nową kulturę, którą tworzysz, wspólnie osiągniecie nowy poziom wydajności.
